Événements d’entreprise : pourquoi et comment l’organiser ?

Indépendamment de la nature de l’événement (congrès, meeting, journée, etc.), les événements d’entreprise ou réunions sont des moyens de communication très importants et efficaces. Ce type de communication est de plus en plus utilisé par les entreprises.

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Pourquoi organiser des événements d’entreprise ?

Sa principale utilité est d’établir et de renforcer les contacts personnels, tant externes qu’internes. C’est ce que l’on appelle le networking.

Élément clé pour la stratégie de croissance, les événements d’entreprise permettent d’augmenter votre notoriété et vous rendre visible auprès de vos cibles en établissant une relation privilégié et durable. Il permet également de prendre de l’importance dans votre marché face à vos concurrents, d’augmenter les ventes et enfin, d’explorer de nouvelles lignes d’affaires.

Un événement auprès de vos collaborateurs ou partenaires permettra de promouvoir les relations entre les employés, de générer et diffuser du contenu corporatif, de reconnaître et récompenser les réussites afin de renforcer l’esprit d’appartenance et la cohésion d’équipe au sein de votre structure.

Quel que soit le type événement, celui-ci présente de nombreux avantages pour votre entreprise. À condition cependant, qu’il soit bien organisé.

 

Comment organiser un événement d’entreprise ?

Etape 1 : Prenez de l’avance.

Organiser un événement demande du temps ! Plus vous aurez de temps de préparation et plus votre événement sera réussi. Échelonner et planifier les tâches.

 

Etape 2 : Identifiez clairement vos objectifs et votre budget.

La création d’un événement répond à un besoin réel de votre entreprise et se budgétise pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Pourquoi créer cet événement ? Vous souhaitez récompenser vos collaborateurs ? Lancer un nouveau produit ? Faire connaître votre entreprise à de nouveaux prospects ? La réponse à cette question vous permettra de déterminer votre cible puis de réfléchir plus concrètement à la nature de l’événement à organiser.

 

Etape 3 : Posez vos idées.

Type d’événement (journée portes ouvertes, conférence, séminaire, présentation, voyage…), thème, date, lieu, animations, intervenants,… Faîtes parler votre créativité et différenciez-vous des événements concurrents. Réfléchissez également à la disponibilité de vos invités et pensez d’ores et déjà à la partie logistique. Si vous optez pour une organisation en interne, pensez à mettre en place une équipe dédiée.

 

Etape 4 : Préparez l’événement avec prévoyance.

Programme de l’événement, invitation, préparation des intervenants, mise en place logistique (achat ou location du matériel, contacts avec le traiteur, préparation de l’équipe des serveurs, etc.)
Veillez à ne rien oublier, prévoyez du matériel supplémentaire pour parer aux imprévus et le jour J, soyez capable de réagir à l’imprévisible.

 

Etape 5 : Communiquez.

Organiser un événement, c’est bien… communiquer dessus, c’est mieux ! Soignez vos invitations et envoyez les  environ 3 semaines à l’avance. Multipliez les supports pour diffuser l’information : courrier, affichage, mailing, SMS, réseaux sociaux, site Internet,… et relancer vos invités quelques jours avant le jour J.

 

Suivant la complexité de votre événement, faire appel à un professionnel de l’événementiel peut vous permettre d’avoir plus de qualité, d’originalité, de contrôle de votre budget et d’optimisation de vos ressources. Vous souhaitez des conseils ou confiez l’organisation de votre événement ? Rencontrons-nous pour parler de votre projet.